Regelarm werken in de zorg

Help! Er zijn teveel regeltjes, teveel normen en procedures waar we aan moeten voldoen!

Veel mensen die in bureaucratische organisaties werken zullen zo’n uitroep herkennen. Het systeem aan procedures maakt dat veel professionals meer bezig zijn met administratie bijhouden dan met clienten helpen, patienten verzorgen, op straat zijn, met andere woorden, gewoon het werk doen waar ze ooit voor kozen. Veel professionals binnen zorginstelling Philadelphia hadden ook zo’n gevoel. Hoe ze daar mee om zijn gegaan staat beschreven in het boek ‘Het werkt’ van Johan Faber.
​
Een aantal weken geleden kreeg ik het boek van mijn collega Anita Jansen. Binnen een paar leessessies had ik het uit. Het leest als een roman, zonder management modellen en management jargon wordt uitgelegd hoe Philadelphia aan de slag is geweest met het programma ‘Regelarm’. Inzet van het programma dat enkele jaren duurde was om de hoeveelheid aan regels en procedureafspraken drastisch te verminderen. Ruimte creeren voor de professional om gewoon zijn werk te doen en zelf in te schatten hoe dat moet. In plaats van terugvallen op beleid, zelf nadenken dus.

Opvallend inzicht dat ik in het boek leerde was wat de oorsprong was van de vele regeltjes. Bij Philadelphia dacht men dat de bulk bij de landelijke overheid en bij het hoofdkantoor vandaan zou komen. Professionals dachten dat daar de beleidmakers zaten die met teveel afstand tot de praktijk het oerwoud aan niet allemaal even zinnige regeltjes bedachten. Maar de werkelijkheid bleek interessanter. Een heel groot deel van de regeltjes waar professionals tegenaan liepen waren niet bedacht door de overheid of het hoofdkantoor, maar waren bedacht op de lokale werkvloer. Het waren de professionals zelf die veel regels hadden bedacht om structuur aan te brengen en hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen. Piet had een lijstje gemaakt over een schoonmaakschema en dat met een magneetje aan de koelkast geplakt, Maria had na een incident nieuwe afspraken met clienten gemaakt en ga zo maar door.

Het verminderen van de regels was daarmee niet alleen een uitdaging voor het hoofdkantoor (want dat was het ook), maar was voor een belangrijk deel ook een disciplinering van de medewerkers op de werkvloer. Voor hen was het een uitdaging om met veel minder vaste regels te werken en zichzelf en hun collega’s te vertrouwen in hun professionele inschattingsvermogen. Accepteren dat het niet altijd op dezelfde manier gaat en dat dat ook OK kan zijn, accepteren dat het soms ook mis gaat en dat het weer hersteld kan worden en erop vertrouwen dat het spreektwoord van het schaap en de dam niet altijd opgaat. Soms kan je best een uitzondering maken voor iemand, zonder bang te zijn dat iedereen er dan een puinhoop van maakt. Regelarm betekent vertrouwen op je eigen vakmanschap, dat is spannend én bevrijdend.

Te koop bij Bol.com: Het werkt. Hoe zorginstelling Philadelphia meer doet met minder regels, en de weg wijst voor organisaties in verandering. Johan Faber. Uitgeverij Brandt.

---