Help! Er zijn teveel regeltjes, teveel normen en procedures waar we aan moeten voldoen!

Veel mensen die in bureaucratische organisaties werken zullen zo’n uitroep herkennen. Het systeem aan procedures maakt dat veel professionals meer bezig zijn met administratie bijhouden dan met clienten helpen, patienten verzorgen, op straat zijn, met andere woorden, gewoon het werk doen waar ze ooit voor kozen. Veel professionals binnen zorginstelling Philadelphia hadden ook zo’n gevoel. Hoe ze daar mee om zijn gegaan staat beschreven in het boek ‘Het werkt’ van Johan Faber.
​
Een aantal weken geleden kreeg ik het boek van mijn collega Anita Jansen. Binnen een paar leessessies had ik het uit. Het leest als een roman, zonder management modellen en management jargon wordt uitgelegd hoe Philadelphia aan de slag is geweest met het programma ‘Regelarm’. Inzet van het programma dat enkele jaren duurde was om de hoeveelheid aan regels en procedureafspraken drastisch te verminderen. Ruimte creeren voor de professional om gewoon zijn werk te doen en zelf in te schatten hoe dat moet. In plaats van terugvallen op beleid, zelf nadenken dus.

Opvallend inzicht dat ik in het boek leerde was wat de oorsprong was van de vele regeltjes. Bij Philadelphia dacht men dat de bulk bij de landelijke overheid en bij het hoofdkantoor vandaan zou komen. Professionals dachten dat daar de beleidmakers zaten die met teveel afstand tot de praktijk het oerwoud aan niet allemaal even zinnige regeltjes bedachten. Maar de werkelijkheid bleek interessanter. Een heel groot deel van de regeltjes waar professionals tegenaan liepen waren niet bedacht door de overheid of het hoofdkantoor, maar waren bedacht op de lokale werkvloer. Het waren de professionals zelf die veel regels hadden bedacht om structuur aan te brengen en hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen. Piet had een lijstje gemaakt over een schoonmaakschema en dat met een magneetje aan de koelkast geplakt, Maria had na een incident nieuwe afspraken met clienten gemaakt en ga zo maar door.

Het verminderen van de regels was daarmee niet alleen een uitdaging voor het hoofdkantoor (want dat was het ook), maar was voor een belangrijk deel ook een disciplinering van de medewerkers op de werkvloer. Voor hen was het een uitdaging om met veel minder vaste regels te werken en zichzelf en hun collega’s te vertrouwen in hun professionele inschattingsvermogen. Accepteren dat het niet altijd op dezelfde manier gaat en dat dat ook OK kan zijn, accepteren dat het soms ook mis gaat en dat het weer hersteld kan worden en erop vertrouwen dat het spreektwoord van het schaap en de dam niet altijd opgaat. Soms kan je best een uitzondering maken voor iemand, zonder bang te zijn dat iedereen er dan een puinhoop van maakt. Regelarm betekent vertrouwen op je eigen vakmanschap, dat is spannend én bevrijdend.

Te koop bij Bol.com: Het werkt. Hoe zorginstelling Philadelphia meer doet met minder regels, en de weg wijst voor organisaties in verandering. Johan Faber. Uitgeverij Brandt.

Even leek het makkelijk… In Microsoft Word is een bijzondere functie verstopt. Ik zou het je niet in twee regels kunnen uitleggen, maar het is mogelijk in Word om een boekje te maken. Je doet ‘iets’, waardoor je tekst niet op A4, maar op A5 geprint kan worden op zo’n manier dat je het papier kan dubbelvouwen en dan is het een boekje. Wauw dacht ik.

Ik had een paar artikelen geschreven over Appreciative Inquiry en bedacht dat ik deze zou kunnen bundelen, dan met de geheime functie zou kunnen omzetten, en dan had ik mijn eigen boekje. Wat makkelijk!

Inmiddels zijn we bijna twee jaar verder en is het boekje af. De vormgeving is helemaal op de schop gegaan en de verstopte functie in Word heb ik niet meer nodig. Het herschrijven van de teksten zodat er echt een geheel ontstond bleek flink meer werk dan ik even dacht. ‘Schrijven’ is inderdaad vooral een kwestie van schaven en herschrijven.

“Het leek makkelijker dan het was”. Veel mensen horen daarin een waarschuwing en oproep om niet naïef te zijn. Maar ik heb het juist ervaren als een kans. Ik begin graag aan dingen die makkelijk. Net zoals computer games zijn ontworpen, is het fijn om snel te kunnen starten en snel je eerste scores te maken. Doordat ik binnen een paar minuten mijn eerste boekje in handen had, kreeg ik de energie en inspiratie om volgende stappen te zetten. Eerst een kaft, toen een inhoudsopgave, toen de teksten, de plaatjes, de vormgeving. Stapje voor stapje steeds dichter naar het eindresultaat. Tussendoor printte ik de nieuwste versie en liet het trots aan collega’s en klanten zien. Het was leuk om mijn plezier in het proces te kunnen delen en de positieve reacties gaven wind in de rug om verder te gaan met stapjes zetten. Natuurlijk waren de eerste tot aan de ena laatste versie die ik maakte niet volmaakt, maar de verbetering die nodig was om het ietsje beter te maken was steeds klein en snel te realiseren.

Ongeveer een jaar geleden ontdekte ik hoe eenvoudig je via self publishing een boek kan maken. Ook dat was natuurlijk weer verre van zo eenvoudig als het even leek. Maar het was eenvoudig genoeg om mee aan de slag te gaan en snel de eerste resultaten te boeken.

Inmiddels kan ik niet meer tellen hoeveel stapjes ik heb gezet en hoeveel versies van het boek er gepasseerd zijn. Misschien komen er nog wel meer versies, maar het boek is goed genoeg om te laten zien:

Te koop op Amazon:
https://www.amazon.de/Appreciative-Inquiry-veranderen-leidinggeven-beleidmaken/dp/1985051648

27 juni 2018 boekpresentatie en gratis* workshop. Lees meer en meld je direct aan.
(*alleen vrijwillige bijdrage in de kosten)

Gedurende het schrijfproces heb ik mezelf meerdere keren een weekend opgesloten in een vakantiepark. Drie dagen ongestoord niets anders doen dan schrijven. Deze foto is gemaakt in het najaar 2017 in Woudenberg.