Een positief alternatief voor de gap-analyse

De step-analyse is een positief alternatief voor de klassieke gap-analyse. De gap-analyse is een strategisch model dat veel gebruikt wordt bij organisatieontwikkeling door managers en adviseurs. Het gap-model richt de aandacht op wat ontbreekt en niet goed is in de huidige situatie. Soms is het echter fijn om een meer positieve insteek te kiezen, bijvoorbeeld als enthousiasme en zelfvertrouwen succesfactoren zijn (en wanneer zijn ze dat niet?). De step-analyse richt de aandacht op sterktes en kansen en hoe deze ingezet kunnen worden voor toekomstig succes. 

De gap-analyse

De klassieke gap-analyse is een veel gebruikt strategisch instrument. Simpel gezegd loop je tijdens een gap-analyse drie stappen langs. De eerste stap is de analyse van de huidige situatie. Hoe gaan de dingen nu en welk effect heeft dat. Dit wordt vaak de ‘ist’ situatie genoemd. De tweede stap is de analyse van de gewenste situatie. Hoe willen we dat het gaat? Dit wordt de ‘soll’ situatie genoemd. Ten slotte wordt in de derde stap gekeken naar wat het verschil is tussen de huidige en de gewenste situatie. Hier wordt vaak pijnlijk duidelijk wat er allemaal schort aan de huidige situatie. De zaken die niet voldoende overeenkomen met de gewenste situatie worden vervolgens aangepakt om te verbeteren.

Aannames achter de gap-analyse

De gap-analyse is gebaseerd op enkele veronderstellingen waar de meeste mensen zich niet bewust van zijn. Ten eerste is er de veronderstelling dat we eerst moeten weten wat er mis is in de huidige situatie voordat we op een zinnige wijzen kunnen werken aan verbetering. Ten tweede is er de veronderstelling dat mensen in beweging komen vanuit ongemak, als ze weten wat er niet goed is. Dat besef wordt gezien als bron van urgentie en motivatie om te verbeteren.
De gedachte dat mensen alleen in beweging komen als ze het vuur in hun rug voelen branden is wijdverbreid. Toch is er wel het nodige op af te dingen. Sinds de jaren ’60 is veel onderzoek gedaan op het gebied van (positieve) psychologie en daaruit komen enkele opmerkelijke inzichten. Zelfvertrouwen, betrokkenheid en een positieve focus kunnen ook belangrijke ingrediënten zijn voor mensen om in beweging te komen. Dit heeft geleid tot een benadering die minder georiënteerd is op het probleem en het verkleinen van wat niet goed is, maar meer georiënteerd is op dat wat gewenst is en het vergroten van het goede. Mede hierdoor geïnspireerd kreeg ik een brainwave over een positief alternatief van de gap-analyse.

De step-analyse

​Bij de step-analyse wordt de focus van de betrokkenen anders gericht, waardoor meer positieve energie kan ontstaan en daarnaast ook sneller praktische handvatten gevonden worden. Het verschil met de gap-analyse zit hem vooral in de focus. Bij de gap-analyse ligt de focus op wat er ontbreekt in de huidige situatie. Bij de step-analyse ligt de focus op wat er nu al wél aanwezig is in de huidige situatie en hoe dit gebruikt kan worden.

De Step-analyse werkt in twee eenvoudige stappen. Kort gezegd kan je je een trap voorstellen. Als organisatie of team sta je op een tree. De eerste stap van de step-analyse is nu het analyseren van de huidige situatie, de focus ligt hierbij op wat er in positieve zin al in huis is aan kennis, ervaring, talent, kracht, succesvolle producten en diensten, trotse projecten, enzovoort. Je kijkt terug in de tijd en onderzoekt hoeveel treden je al beklommen hebt en hoe je dat voor elkaar hebt gekregen. In deze analyse gaat de aandacht naar die elementen die waardevol zijn, waar kracht en succes van de organisatie zit. Het is belangrijkrijk dat deze analyse door alle betrokkenen samen wordt gedaan, juist het gesprek hierover maakt de bodem vruchtbaar voor de volgende stap.
​
Vervolgens analyseer je in de tweede stap met elkaar hoe je deze werkzame ingrediënten kan gebruiken om een tree hoger te komen op de trap, met andere woorden wat een ‘next-step’ kan zijn. In de ontwikkelingspsychologie bestaat een vergelijkbare analyse wanneer wordt gesproken over de ‘zone van naaste ontwikkeling’. De analyse in de tweede stap is praktisch van aard en gericht op de korte termijn. Je bedenkt acties en afspraken op basis van de kennis, kunde en ervaring die al in huis zijn en die het team zo snel mogelijk een traptree hoger brengen. Na twee of drie maanden herhaal je het proces. Dat is de step-analyse.

Gap-analyse versus step-analyse

​Je zou kunnen zeggen dat bij de step-analyse dus wel een ‘ist’ situatie geanalyseerd wordt, net als bij de gap-analyse. Een verschil is dat deze gericht is op wat er goed gaat en niet op wat er ontbreekt.
Een verschil is ook dat er bij de step-analyse geen ‘soll’ situatie wordt bedacht als doelsituatie. De discussie over de gewenste toekomst wordt als het ware overgeslagen en in plaats daarvan wordt direct gevraagd welke acties kunnen helpen om één stapje verder te komen.

Werken zonder toekomstvisie?!

​Dat er niet expliciet een toekomst visie wordt bedacht in de Step-analyse vinden veel mensen opmerkelijk. Dat dit geen probleem hoeft te zijn ligt besloten in de eerste stap van de Step-analyse. In de eerste stap onderzoekt het team wat ze nu al in huis heeft, maar deze terugblik in het verleden is veel meer dan het opstellen van een opsomming van kwaliteiten. Op het moment dat we ons bewust worden van onze talenten en successen wordt onze verbeelding direct ‘aangezet’ en komen er talloze positieve associaties op. Vraag iemand naar zijn mooiste verleden en hij krijgt automatisch beelden over zijn gewenste toekomst. Je krijgt als het ware twee voor de prijs van één. Die visies over de gewenste toekomst ontstaan dus wel, maar meer impliciet en ze zitten meer in gevoel en energie dan dat ze uitgekristalliseerd zijn in een verstandelijk beredeneerd verhaal. Het gesprek over wat de next step kan zijn is onvermijdelijk gekleurd door deze impliciete beelden en gevoelens over de gewenste toekomst.

Werken met een ijkpunt

​Bij de Step-analyse wordt minimale aandacht besteed aan vergezichten en wat ‘de bedoeling’ is. Maar dit sluit niet uit dat het team wel gebruik kan maken van een set aan kwaliteiten die ze ambieert. Die kwaliteiten zijn dan geen bestemming om te bereiken (geen 'soll' dus), maar een ijkpunt om richting mee te bepalen. Het bepalen van zo’n ijkpunt is soms behulpzaam om acties en afspraken op elkaar af te stemmen. Overigens moet per situatie bekeken worden in hoeverre zo’n expliciet uitgesproken ijkpunt nodig is; vaak krijgen de teamleden op basis van de step-analyse al een voldoende goed beeld van welke kant het op moet met het team.

Wanneer is de step-analyse geschikt?

​De Step-analyse is een eenvoudig model dat enerzijds leunt op een positieve zelfanalyse en anderzijds sterk actiegericht is. Dit maakt het model geschikt in situaties waarin aan die twee aspecten behoefte is. Bijvoorbeeld:

• bij een team dat vooral zelfkritisch is kan de positieve focus verfrissend zijn;
• bij een team dat blijft hangen in visievorming en maar niet tot handelen komt helpt de actiegerichtheid;
• bij een team dat uiteenlopende visies heeft over de lange termijn, maar op korte termijn wel gezamenlijk stappen wil zetten.

Leren werken met de step-analyse

De step-analyse klinkt veel managers aantrekkelijk in de oren. Maar het werken vanuit een gap-analyse lijkt soms diep in de genen van organisaties te zitten. Goede bedoelingen verzanden snel als er druk op de ketel komt. Als adviseur merk ik dat het kan helpen om samen een training te volgen om dit soort inzichten echt eigen te maken. Toepassing vergt meer dan een oppervlakkig kennis, maar als mensen het zelf eenmaal ervaren hebben is het redelijk eenvoudig om een traject op koers te houden. Als een team dezelfde taal heeft leren spreken kunnen ze elkaar aanspreken en scherp houden op de gekozen aanpak, ook als er druk op de ketel komt.

Wil jij met je team ook experimenten met de step-analyse? Neem gerust contact op om vrijblijvend de mogelijkheden te onderzoeken van begeleiding. Klik hier voor meer informatie over adviesdiensten of voor trainingen