Hoe versterk je sociale cohesie in de gemeente, hoe ga je op een fijnere manier om met een wachtlijst of hoe verbeter je de samenwerking tussen twee afdelingen? Daarover en nog over veel meer vraagstukken ging het in een serie online trainingen die ik mocht verzorgen bij een gemeente in het oosten van het land.
Vijf voortrekkers waren geïnspireerd geraakt door het gedachtegoed van waarderend onderzoeken (Appreciative Inquiry) en ik mocht meedenken over een serie trainingen voor hun collega’s. De eerste tien groepen hadden ze zelf een training gegeven in het voorjaar 2020 en omdat dit toch veel tijd kostte werd ik gevraagd om dit najaar de volgende tien groepen te trainen in duoschap met hen. Gekozen was om gemengde groepen ambtenaren te laten ontstaan, dus in de groep zaten mensen van bijvoorbeeld de juridische afdeling, naast communicatie, buitendienst en sociaal beleid. Elke groep kwam vier keer samen. In de eerste sessie van een dagdeel maakten de deelnemers kennis met waarderend onderzoeken door elkaar te interviewen over hun beste en meest leerzame ervaringen binnen hun werk. In deze sessie ging het vooral om ervaren en was er weinig theorie. In de tweede sessie werd de theorie gepresenteerd aan de hand van enkele praktijkcasussen. Door de theorie direct te verbinden aan de praktijk werd direct duidelijk hoe de waarderende benadering concreet handen en voeten kan krijgen. In de derde sessie gingen de deelnemers aan de slag met het SOAR model, waarin Strengths, Opportunities, Aspirations en Results aan elkaar gekoppeld werden op een actueel en urgent onderwerp. De vierde sessie ten slotte was een reflectiesessie waarin de deelnemers leerden van elkaars praktijk ervaringen. Enkele reacties van deelnemers:
Al met al een heel inspirerend traject en bijzonder om dit gedachtegoed op deze manier te mogen helpen verspreiden! Ondanks dat de hele training via Zoom werd gegeven was er veel interactie en konden de deelnemers veel oefenen in subgroepen. Wil je hier meer over weten, neem gerust even contact op.
0 Comments
"Mijn dochter heeft laatst iets meegemaakt dat illustreert hoe onze focus nog zo vaak alleen ligt op probleemherstel". Zo begon een deelnemer in een training afgelopen week. Haar dochter had voor een toets wiskunde een 9 gehaald en was daar erg trots op. Een vriendinnetje van haar was minder gelukkig, want zij had een 5 gehaald. Net onvoldoende. De leraar was in een goede bui en bood het vriendinnetje aan om de toets te herkansen. Als ze nog eens extra haar best deed, dan kon ze misschien toch nog een voldoende halen. Daarop had haar dochter gevraagd of zij de toets misschien óók mocht herkansen, dan kon ze nu misschien wel een 10 halen. Dat werd geweigerd.
Dit voorbeeld kwam naar voren in een training die ik gaf in het gedachtegoed van waarderend onderzoeken (Appreciative Inquiry). Ik ben er niet bij geweest, maar het voorbeeld illustreert op een prikkelende manier het patroon dat veel mensen hun aandacht vooral richten op het verminderen van problemen, fouten en risico's en talent en kracht als vanzelfsprekend behandelen. Gelukkig wordt tegenwoordig op heel veel scholen al wel veel aandacht besteed aan het koesteren van succes, kracht en talent. Scholen hebben wat dat betreft een grote ontwikkeling doorgemaakt sinds de jaren '60. Onze ouders zijn echt opgegroeid in een ander ontwikkelklimaat. Nu onze organisaties, studies en managementopleidingen nog, want daar kom ik nog wel erg veel van de probleemgeoriënteerde benadering tegen... Waarderend faciliteren gaat over het begeleiden van groepen en teams tijdens werksessies op zo'n manier dat zij kunnen werken vanuit hun eigen kracht en hun eigen probleemoplossend vermogen inzetten. In plaats van het leren van fouten, gaat het om het gebruik maken van succes, talent en potentie. Hieronder beantwoord ik een aantal vragen die vaak gesteld worden.
1. Welke vaardigheden gebruik je vooral bij het waarderend faciliteren? De vaardigheden van waarderend faciliteren zijn 1. contracteren vanuit een positieve focus, 2. krachtgerichte werkvormen en 3. begeleiden van de onderzoekende dialoog. 2. Contracteren vanuit een positieve focus, wat betekent dat? De aanleiding voor een sessie is regelmatig een probleem of risico. Schooluitval moet minder, de klanttevredenheid is te laag, hoe dealen we met de recessie? Maar bij waarderend faciliteren wordt gewerkt vanuit een zogenaamde 'wensfocus'. Die wens beschrijft wat wél gewenst is, waar de groep méér van wil. De positieve focus werkt verbindend en bied nieuw handelingsperspectief. 3. Welke werkvormen komen specifiek in aanmerking voor waarderend faciliteren? Bij waarderend faciliteren worden vooral werkvormen ingezet die gericht zijn op het gebruik maken van- en versterken van de kennis, kunde en ervaring in de groep. Klassieke werkvormen zijn interviews aan de hand van het 5V model, de SOAR analyse, wall of wonder en de schaalvraag. 4. Hoe begeleid je een onderzoekende dialoog? De kunst is om een gesprek te laten ontstaan op het scherpst van de snede, waarbij alle deelnemers hun kennis en ervaring kunnen inbrengen. Met name de "wijsheid van de minderheid" bied vaak veel inzicht en zorgt voor een verdieping. Deze dialoog ontvouwt zich met name in het moment en kan niet vooraf gestuurd worden. Voor de facilitator betekent dit vooral dat hij vanuit volle aandacht en verwondering de dialoog leidt en helpt 5. Kun je de principes van waarderend faciliteren ook online toepassen? Zeker kan dit. Waarderend faciliteren is met name geschikt voor strategische afstemming, teambuilding en andere onderwerpen waarbij gevoel en intuïtie een rol spelen. Dit kan allemaal wel in een virtuele meeting, maar maar online is wel een wat schraler medium dan een fysieke bijeenkomst. 6. Kan de facilitator ook een rol spelen in de besluitvorming? Bij waarderend faciliteren is steeds de veronderstelling dat de groep zelf in staat is om de stappen te nemen die ze wil zetten en dat zij daar slechts in ondersteunend hoeft te worden. De facilitator faciliteert de besluitvorming door de groep. Maar als de facilitator waardevolle input heeft, kan hij die de groep zeker wel aanbieden. Het is daarbij wel belangrijk dat de input ondersteunend blijft en de facilitator de leiding niet overneemt. 7. Hoe kan je een negatieve sfeer of houding naar het positieve krijgen? Hoe kunnen we zorgen dat we een positieve focus krijgen en in de actiestand komen? Werk vanuit waardering voor alle deelnemers en hun ervaringen en formuleer een doel dat iedereen belangrijk vind. Het antwoord op deze vraag lijkt simpel, maar het uitvoeren ervan kan natuurlijk wel uitdagend zijn. 8. Als er een conflict is, dan weet je dat de deelnemers betrokken zijn en dat het ergens over gaat. Om die reden proberen facilitatoren de deelnemers van een sessie hier soms toe te verleiden. De waarderende aanpak staat daar diametraal tegenover. Wanneer gebruik je welke aanpak? Het idee dat mensen alleen in beweging komen als ze ergens bang voor zijn of pijn ervaren is een klassieke denkwijze bij organisatie- en persoonlijke ontwikkeling. Maar door de stroming van de positieve psychologie is veel onderzoek gedaan naar hoe dat ook anders kan, meer vanuit vertrouwen, wensen, aspiraties, verlangen. Waar het om gaat is dat de groep zich bewust is van wat ze belangrijk vind, dat de kern van de zaak geraakt wordt. Bij waarderend faciliteren wordt in lijn daarmee niet een conflict, maar een positief kernthema genomen als vertrekpunt/doelstelling. 9. Is het goed om de frustratie te benoemen, of eerst onderzoeken? Waarderend faciliteren werkt vanuit waardering voor de mensen en hun (diverse) ervaringen. Erkenning en respect voor eventuele frustratie moet er dus zeker zijn. De kunst is alleen om er niet in te blijven hangen, maar de lessen te leren en snel weer de blik op de toekomst te richten. Bij waarderend faciliteren help je de groep om op zoek te gaan naar wat ze wél wil: naar hun verlangen, hoop en aspiraties. Dat is dus een ander gesprek dan over frustraties, angst en machteloosheid. De tip is om de dialoog te laten gaan over datgene waar de groep meer van wil, wat ze wil vergroten en versterken, in plaats van over die zaken ze wil kwijtraken, verminderen en verkleinen. 10. Maak je gebruik van buitenactiviteiten? Maak je ook gebruik van activiteiten als toneelvoorstelling, survival etc. Wanneer dat gepast is kan dat zeker. Bij waarderend faciliteren staat de onderzoekende dialoog op de kern van de zaak staat centraal. Creatieve, fysieke of speelse oefeningen kunnen soms een goede gesprekstarter zijn. 11. Als je een langer traject begeleidt, start je dan eigenlijk elke sessie weer met het definiëren van de opdracht voor die sessie? Waar het om gaat is dat de deelnemers zich kunnen vinden in de opdracht van de sessie. Er moet draagvlak zijn. De vraag is dus of een nieuwe groep zich makkelijk voegt in de eerder en door anderen bedachte doelstelling/opdracht. Als er acceptatie is, is het niet nodig om opnieuw het doel te definiëren. Net zoals het niet persé nodig is om de doelstelling met alle betrokkenen te bedenken. Als een vertegenwoordiging de juiste, verbindende woorden weet te vinden is dat prima. Als er sprake is van “not invented here”, dan is het wel nodig om het doel opnieuw af te stemmen. De overheid roept iedereen op zoveel mogelijk thuis te werken. Dat thuiswerken gaat eigenlijk best goed en scheelt veel reistijd. Hoeven we elkaar dan helemaal niet meer offline te ontmoeten als collega’s? Ik denk dat dit een strategisch vraagstuk is geworden. Op welke momenten kiezen we er bewust voor om wél fysiek samen te komen dit najaar?
Online versus fysiek samenwerken: voor- en nadelen Intuïtief zullen veel professionals aanvoelen dat er een groot verschil is tussen online samenwerken en elkaar fysiek ontmoeten. Beide hebben hun kwaliteit en hun tekortkomingen. Online is uitstekend geschikt voor al het werk dat je alleen doet: bellen, mailen, schrijven, lezen, agendabeheer, enz. Via videobellen kan ook heel goed één op één afgestemd worden en goed operationele informatie uitgewisseld worden zoals statusupdates en werkafspraken. Dat werkt ook lekker efficiënt zoals veel professionals hebben gemerkt dit voorjaar. Maar hier komen de tekortkomingen van online werken om de hoek kijken. Waar online werken minder goed in ondersteund zijn strategische afstemming, ideevorming en het onderhouden van sociale contacten. Wanneer moet je vooral wel fysiek samenkomen Strategische afstemming, ideevorming en sociale contacten onderhouden doen een groot beroep op creativiteit, intuïtie, aanvoelen van de andere deelnemers, veilig voelen om gevoelens te tonen en non-verbale communicatie lezen. Dit zijn onderwerpen waarbij het niet alleen gaat om kennis-uitwisseling, maar om kennis-creatie en waar de energie in de groepen de gedachtevorming vleugels kan geven. Bij deze onderwerpen is het juist interessant hoe de toon de muziek maakt, waar dat bij de operationele informatie-uitwisseling juist zo veel mogelijk plat geslagen wordt. Bij de keuze om online of offline te werken is dus de vraag wat er nodig is. Is de taak meer operationeel dan is online heel geschikt. Gaat het echter om meer strategische/creatieve/sociale zaken, dan verdient fysiek samenkomen de voorkeur. Kan online ook meer verdieping bereikt worden? Natuurlijk kan dat, online is veel meer mogelijk dan de meeste mensen denken. Met slim gekozen werkvormen, online tools en afwisseling tussen plenair en het werken in subgroepen, is het ook online mogelijk om stappen te zetten op strategisch/creatief/sociaal gebied. Het is niet zo zwart/wit dat het één goed is en het ander fout. Fysiek samenkomen bied meer mogelijkheden, maar als Corona maatregelen een samenkomst onmogelijk maken, is het natuurlijk altijd beter om tenminste iets te doen, in plaats van niets! Leren en ontwikkelen, online of offline? Dezelfde afweging kan overigens ook gemaakt worden bij leer en ontwikkelactiviteiten. Als het leerdoel meer operationeel van aard is zoals kennis vergroten of een praktische vaardigheid aanleren, dan kan dat vaak goed online. Als het leerdoel echter meer over inzichten gaat, (sociale) vaardigheden of over het samen-leren, bijvoorbeeld in een teamcoaching of een cultuurtraject in een organisatie, dan is fysiek samenkomen veel effectiever. Waarderend faciliteren Ik heb de afgelopen jaren veel ervaring opgedaan met het faciliteren van allerlei soorten sessies offline en online, waarin groepen met elkaar stappen wilden zetten. Neem gerust even contact op als je even wilt sparren over wat in jouw context handigst is om te doen. Wat onderscheid de benadering van Appreciative Inquiry nou van de meer klassieke, probleem georiënteerde benadering van organisatieontwikkeling? Hieronder zet ik de twee, enigszins zwart/wit tegenover elkaar in een tabel.
Met dank aan Judith de Jong:
"Net als in fysieke bijeenkomsten, is het ook in online sessies fijn om te schakelen tussen 'samen' en 'alleen' werken. Je bent daar misschien minder toe geneigd omdat je iedereen zo prominent in het scherm ziet. Deze vorm kun je goed gebruiken aan het eind van de bijeenkomst. Geef iedereen vijf minuten de tijd om hem voor zichzelf in te vullen. Daarna kun je het samen bespreken." https://www.linkedin.com/posts/judithdejong77_net-als-in-fysieke-bijeenkomsten-is-het-activity-6669565357021261824-AqRW Protocol veilig trainen:
https://www.letsgoactive.nl/protocol-veilig-trainen/ Een uitgebreide handleiding over faciliteren van online meetings: https://www.facilitation-academy.nl/versie-5-handleiding-2/ Video over het werken met subgroepen in Teams: https://www.youtube.com/watch?v=W1JRLlebbM0 Video over het werken met subgroepen in Zoom: https://www.youtube.com/watch?v=172R28-FXHE Informatie over het veilig werken met Zoom: https://www.frankwatching.com/archive/2020/04/03/zoom-privacy-veilig-videobellen/ https://www.youtube.com/watch?v=WQaPgKLReDM In deze video een reflectie over nabijheid en afstand als paradoxale spanning in hoe ik me verhoud tot het nieuws en tot nieuwe technieken. Hoe zit dat voor jou?
Vanwege de Coronacrisis zijn veel werksessies, vergaderingen en bijeenkomsten afgezegd. Om inhoudelijk toch stappen te kunnen zetten kunnen bijeenkomsten virtueel gedaan worden. Maar virtueel vergaderen is echt iets anders dan fysiek. Laatst begeleidde ik een (virtuele) brainstorm sessie bij een gemeente over het begeleiden van virtuele sessies. In deze Mural staan alle ideeën die in deze brainstorm naar voren kwamen:
Bij de start van een werksessie of heidag is het altijd goed om de deelnemers te helpen om met al hun aandacht naar het hier en nu te komen. Niet zelden hebben ze een volle agenda die hun aandacht trekt dus werkt een verrassende vraag vaak goed om los te komen van die hectiek. Op Linkedin kwam een mooie set aan vragen voorbij die goed te gebruiken hiervoor. (helaas stond er geen bronvermelding bij)
|
vang
|